Учет документов
Существенной предпосылкой эффективного использования систем менеджмента документов в масштабах предприятия является учет всех видов и форм документов и данных, независимо от того, существуют ли они в бумажной или электронной форме.
Как Ваш компетентный партнер в области учета документов и данных ProFile профессионально поддерживает Вас при преобразовании в цифровой формат и индексации Ваших документов и данных - в нашем сервис-центре или у Вас на предприятии, на разовой или постоянной основе.
Ваши бумажные документы подготавливаются нами для последующей обработки и вслед за этим оцифровываются. Это может происходить вручную или автоматизированно с использованием соответствующего программного обеспечения. Большие бумажные объемы охватываются электронным образом быстро и надежно, необходимые сведения отбираются и превращаются в цифровое содержимое.
Чтобы не зависеть от обработки и архивирования бумажных носителей, бумажные документы сканируются и сохраняются в качестве файлов-изображений, например, tif, pdf или jpg. Параллельно производится индекс/указатель с соответствующими сведениями, который содержится в банке данных.
От индексации в конечном счете зависит, может ли и как быть найден документ позднее в DMS или архивной системе. Ваши сотрудники могут искать, например, определенные номера клиентов или счетов, или использовать альтернативно поиск полного текста или его части.
