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Digitale Archivierung - Hinweise zu aufbewahrungspflichtigen Unterlagen

 

Kündigt das Finanzamt eine Betriebsprüfung an, stellt sich oft die Frage: Welche Unterlagen muss ich vorlegen und in welcher Form?

 

Seit dem 1. Januar 2002 hat die Finanzverwaltung nicht nur die Möglichkeit, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems (DV-System) erstellte Buchführung durch elektronischen Zugriff zu prüfen. Dafür muss neben der Verfügbarkeit und Lesbarkeit der digitalen steuerlich relevanten Daten auch eine maschinelle Auswertbarkeit gewährleistet sein.

 

Welche Unterlagen sind in welcher Form aufzubewahren?

 

Gegenstand einer Betriebsprüfung sind die nach den Vorschriften der Abgabenordung aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Soweit elektronisch verarbeitete Daten aufbewahrungspflichtig sind, müssen sie für die jeweilige Dauer der Aufbewahrungsfrist gespeichert werden. Bei einer Außenprüfung muss dem Prüfer dann der Zugang zu diesen Daten ermöglicht werden. Unterlagen müssen für den Zeitraum der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vorgehalten werden. Das gilt beispielsweise für Geschäftsbriefe, die per Briefpost eingegangen sind. Werden diese Unterlagen durch scannen digitalisiert, sind die Unterlagen in dieser digitalen Form (z. B. in Bildformaten wie PDF) vorzuhalten. Die Originaldokumente in Papierform können dann vernichtet werden. Unterlagen, die originär in digitaler Form in Ihr DV-System eingegangen oder dort entstanden sind, müssen immer in dieser digitalen Form aufbewahrt werden. Der Datenträger, auf dem die Archivierung erfolgt, muss maschinell lesbar und auswertbar sein. Die ausschließliche Archivierung in maschinell nicht auswertbaren Formaten wie PDF-Dateien genügt nicht. Auch die Aufbewahrung dieser Daten nur in ausgedruckter Form oder auf Mikrofilm reicht der Finanzverwaltung nicht aus.

 

Damit alle Aufbewahrungspflichten erfüllet werden können, erläutern wir im Folgenden einige Problemfelder:

 

Speicherung von E -Mails

 

E-Mails stellen originär digital erzeugte Dokumente dar, die dem Datenzugriff unterliegen, soweit sie steuerrelevante Daten enthalten. Die Archivierungspflicht hängt allein vom Inhalt ab: jede E-Mail mit steuerrelevantem Inhalt ist für die Dauer der Aufbewahrungsfrist zu speichern. Unerheblich ist, ob der Inhalt in automatisierter Form Eingang in das EDV-gestützte Buchführungssystem findet.

 

Elektronisches Kassenbuch

 

Bei elektronisch geführten Kassenbüchern handelt es sich um steuerlich relevante Daten. Werden Kassenbücher beispielsweise mit Hilfe eines Programms (Microsoft Excel, etc.) erstellt und die aktuellen Salden nach Eintrag der Ein- und Ausgaben mit Rechenformeln ermittelt, wird der PC nicht nur als „bessere Schreibmaschine“ genutzt. Diese digital erzeugten Textdateien sind daher über die Aufbewahrungsfrist entsprechend zu archivieren.


Elektronische Kontoauszüge beim Online-Banking

 

Beim Online-Banking werden Kundeninformationen in digitaler Form zwischen der Bank und Ihnen als Kunde ausgetauscht. Dabei handelt es sich um Unterlagen in Bildformaten (z. B. Kontoauszüge im PDF-Format) oder aber auch um Daten in maschinell auswertbarer Form (z. B. Kontoumsatzdaten). Sind die Unterlagen in digitaler Form in Ihr Unternehmen eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen nicht gelöscht werden. Bei einem Geschäftskonto müssen zusätzlich zu den elektronisch übermittelten Kontoauszügen die vom Kreditinstitut in Papierform zugesendeten Monats-Sammelkontoauszüge archiviert werden, um allen Aufbewahrungspflichten nachzukommen. Grund für diese „doppelte Aufbewahrung“ ist, dass mit den derzeit eingesetzten Softwareprodukten eine spätere Abänderbarkeit der digital gesendeten und gespeicherten Daten nicht ausgeschlossen ist.

 

Lieferscheine

 

Grundsätzlich können in Papierform eingegangene Lieferscheine auf digitalen Datenträgern archiviert werden, in der digitalen Form aufbewahrt und die Originale vernichtet werden. Beim Scannen wird die von der Finanzverwaltung geforderte bildliche Übereinstimmung mit dem Original des Lieferscheins erreicht.

 

Vorsicht: einige Lieferanten bieten an, die im Laufe eines Jahres erstellen Lieferscheine auf einer Archiv-CD-ROM zu speichern. Hierbei würden evtl. von Ihnen vorgenommene Notizen oder Anmerkungen auf den Ihnen übersandten Lieferscheinen nicht archiviert werden.

 

Deshalb gilt folgendes:

 

1) Lieferscheine, die selbst oder durch ProFile gescannt werden, sind von den Finanzämtern anerkannt.

 

2) Die Lieferscheine werden durch die Beauftragung von ProFile archiviert. Dabei werden die Lieferscheine tagesaktuell, wöchentlich oder monatlich originär an ProFile übermittelt. Der Steuerpflichtige erhält lediglich eine Kopie der Lieferscheine. Diese Archivierungsmethode wurde in Betriebsprüfungen bisher nicht beanstandet.

 

Wichtig: Auf den Lieferscheinen dürfen keine handschriftlichen Notizen hinzugefügt werden. Lieferscheine mit handschriftlichen Notizen sind zwingend zu archivieren.

 

3) Archiviert demgegenüber der Lieferant alle Lieferscheine auf einer CD-ROM, die am Jahresende zur Verfügung gestellt wird, sind die oben genannten Voraussetzungen nicht erfüllt. Eine derartige Archivierung erfüllt nicht die Voraussetzungen der Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchungssysteme, weil nicht die empfangenen Einzelbelege mit eventuellen Vermerken archiviert werden, sondern die Ursprungsbelege des Lieferanten vor dem Versenden.

 

Empfehlung: Die zugesandten Lieferscheine werden von ProFile digitalisiert, um eine ordnungsgemäße Aufbewahrung zu gewährleisten. Sicherstellung der Aufbewahrung nach Betriebsbeendigung. Unbedingt zu beachten ist, dass die Prüfbarkeit der digitalen Unterlagen auch nach Beendigung der betrieblichen Tätigkeit (z. B. bei Verkauf) sichergestellt sein muss. Hier gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen fort. Für diese Dauer müssen die digitalen Daten für das Finanzamt auswertbar bleiben.


Das Steuervereinfachungsgesetz ist in Kraft getreten

 

Neue Regelungen vereinfachen die Vorgaben zur Archivierung elektronischer Rechnungen.

Ab 1. Juli 2011 ist das neue Steuervereinfachungsgesetz in Kraft getreten. Das Gesetz hat unter Anderem gravierende Auswirkungen auf die Archivierung beziehungsweise Aufbewahrung elektronischer Rechnungen.

 

Bisher wurde der elektronische Versand und die Archivierung von Belegen und Rechnungen nur mit einer digitalen Signatur vom Finanzamt anerkannt. Fehlte bei einer Rechnung die entsprechende Signatur, konnte der Empfänger den Rechnungsbetrag nicht umsatzsteuerlich geltend machen. Dies hat sich nun mit dem neuen Steuervereinfachungsgesetz geändert, denn ab dem 1. Juli 2011 dürfen elektronische Rechnungen auch ohne digitale Signatur versendet werden.

 

Bedeutung elektronischer Rechnungen nimmt zu


Es wird allgemein prognostiziert, dass diese Vereinfachung zu einer deutlich steigenden Anzahl an elektronischen Rechnungen führen wird, da – aufgrund der vereinfachten Gesetzesvorgaben – immer mehr Unternehmen dazu übergehen werden, ihre Rechnungen nur noch digital zur Verfügung zu stellen. Dies wiederum bedeutet, dass Unternehmen mit einer wachsenden Zahl elektronischer Belege konfrontiert sein werden, die über einen langen Zeitraum gesetzeskonform zu verwalten und zu archivieren sind.

 

Hinzu kommt, dass Ausdrucke in Form archivierter Papierdokumente, die ursprünglich als elektronische Rechnungen empfangen wurden, ab dem 1. Juli nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

 

Im Klartext: Elektronisch versendete und empfangene Rechnungen sind also auch in elektronischer Form weiterhin zu archivieren. Papierausdrucke werden nicht als Ersatz für elektronische Dokumente akzeptiert.